Всем привет, на связи Алексей.
Сегодня мы поговорим про тайм-менеджмент, немножко не в классической его форме. Конечно же, тут будет мой опыт. Расскажу, каким тайм-менеджментом пользуюсь я и как у меня получается вместить много задач в разные сферы жизни в свои 24 часа в сутки и при этом высыпаться и всё успевать.

Проблема классического тайм-менеджмента

Смотрите, с чего хотел бы начать. Как бы мы ни хотели, что бы мы ни говорили, в целом тайм-менеджмент нужен любому человеку.

Но мы в основном ориентируемся всегда на, можно сказать, западный стиль тайм-менеджмента: у нас есть какие-то задачи, to-do-листы, где мы ставим галочки и делаем так, чтобы закрыть как можно больше задач.

В одно время я тоже применял такой стиль тайм-менеджмента. Можно его называть классическим, западным, можно по-разному. Но на самом деле ни к чему, кроме как к выгоранию, по большей части, такой подход не ведёт.

ВАЖНО

Поэтому в одно прекрасное время я понял, что это точно не мой путь, мне тяжело так, нужно что-то менять, потому что это больше приводило к выгоранию.

И я полностью изменил свой тайм-менеджмент, чему уже по прошествии 4 лет очень рад и счастлив. Потому что это добавило в мою жизнь:

Почему to-do-листы не работают

Давайте разберёмся, почему так происходит.

Как работает классический тайм-менеджмент? У нас есть задачи, у нас есть галочки, у нас есть дневники, ежедневники, у нас есть все те приёмы: «съесть лягушку», «будь максимально продуктивным, максимально эффективным».

Про продуктивность и эффективность нужно писать отдельную статью, потому что это разные вещи. Я обязательно её напишу.

И получается такая история: нам постоянно говорят, что мы должны бежать. Но на самом деле, когда мы бежим, мы мало решаем качественных задач — много решаем спешных задач.

ГЛАВНОЕ

И это легло в основу моего нового тайм-менеджмента, где я начал разделять задачи на важные и спешные.

Проблема бесконечных to-do-листов

Смотрите, что происходит со всеми to-do-листами, со всеми списками дел. Они на самом деле бесконечные, потому что дела можно добавлять в этот список бесконечно.

Как только мы сделали все дела, проставили все галочки — мы тут же находим новые, добавляем и начинаем их решать. Либо когда они заканчиваются, мы начинаем думать, чем бы нам ещё заняться.

ВНИМАНИЕ

Поэтому именно эта манера классического, или западного, «быть максимально эффективным и продуктивным» — она изначально проигрышная, потому что вы всегда имеете дела, которые нужно сделать.

О балансе: у каждого свой

А сейчас давайте поговорим про баланс, потому что тут очень важно. Многие сейчас скажут, что в жизни тоже должен быть баланс, и иногда вот эти задачи помогают быть в балансе.

Кто-то говорит: «Нужно выходить из зоны комфорта». Кто-то говорит: «Нужно жить в балансе».

А что есть баланс и что есть зона комфорта для каждого человека? Она на самом деле может быть разная.

Потому что иногда мне хочется больше работать, больше уделять времени проекту — у меня на это идёт энергия. Иногда мне хочется больше быть с семьёй, на работу нет настроения, но в это время я должен работать.

Вот тут получается: настроение есть на работу, но я должен быть с семьёй, например. И получается так, что мы начинаем гасить сами свою энергию.

ВАЖНО

После изучения всего, после теста разных подходов — у каждого свой баланс. Не нужно вообще применять чей-то чужой баланс на себя. Вы чётко должны чувствовать, что вам кайфово делать то, что вы делаете.

При этом вы должны понимать, что у вас не должна проваливаться ни одна сфера жизни:

А вот для того, чтобы их не проваливать, здесь уже нужно внедрять систему тайм-менеджмента и кластеризацию дня, недели, месяца, года, где вы уделяете время разным сферам жизни. И тогда у вас всегда будет баланс.

РЕКОМЕНДАЦИЯ

Секрет баланса, который я сейчас использую, — это «минус одна задача». Минус одну задачу поставить в список и просто вычеркнуть то, что в целом может быть неважным.

Моя система тайм-менеджмента: 4 шага

Когда мы уже разобрались, что такое баланс и что он для каждого свой, давайте перейдём именно к построению системы тайм-менеджмента, которая поможет вам (если вы это внедрите, я уверен) очень много освободить времени и внимания, вашего фокуса.

Я начал изменять свою систему после того, как прочитал книгу Бодо Шефера «Искусство управления временем». Всем рекомендую прочитать — очень классная книга, и очень доступно рассказывает, как управлять своим временем.

На основе этого я перестроил свою систему тайм-менеджмента. Я не могу сказать, что взял оттуда прям всё. Я взял то, что мне было применимо, и адаптировал под себя.

Шаг 1: Разделение дел на важные и спешные

Смотрите, первое, что я делаю: я разделяю дела на важные и спешные.

Зачастую мы очень много решаем спешных дел. Например, когда мы делаем в классическом тайм-менеджменте список:

Это идёт список дел, и он не показывает, что из них важно, что не важно.

Возможно, вам пришло на email 15 писем со спам-рассылками, и вы тратите время, чтобы отвечать на них. Зачем?

Формула

Спешные дела крадут важные дела. А если мы решаем важные дела, они уничтожают спешные дела.

Если вы будете решать в день хотя бы одно важное дело — одно важное дело! — то вы за год можете решить, если мы возьмём весь год, 365 дней, 365 важных дел.

И могу вам точно сказать на своём опыте: если вы будете за день решать хотя бы одно важное дело, у вас просто не будет появляться спешных дел.

Пример: обслуживание автомобиля

Приведу простой пример. Очень обывательский, на примере обслуживания личного автомобиля.

Я уверен, что у большинства есть автомобиль, и он всегда требует определённого обслуживания: поменять масло, поменять тормозные колодки, посмотреть подвеску и все эти дела.

Смотрите, я, например, на примере этого делаю следующим образом. Я понимаю, что моё важное дело — следить, чтобы мой автомобиль был всегда в порядке.

Тогда он не сломается у меня в дороге, и мне не придётся:

Потому что изначально я понимаю, что мой автомобиль готов к любому путешествию.

Конечно, мы можем сделать исключение: вы ехали, пробили колесо, пришлось искать шиномонтаж. Но это уже форс-мажорная ситуация в жизни, которая всегда может произойти. Мы на неё не можем повлиять, мы её не можем предугадать.

Но если вы будете преднамеренно свой автомобиль заранее раз в полгода приводить на станцию техобслуживания на 30-40 минут, просить, чтобы просто механик залез, подёргал за подвеску, посмотрел состояние колодок, приводных ремней, посмотрел техжидкости, уровни — я вам буду точно гарантировать, что большинство проблем с автомобилем вы просто избежите.

Потому что вы заранее начнёте выявлять, что у вас что-то может сломаться, вы заранее будете это ремонтировать, и у вас точно машина не будет ломаться в дороге.

РЕКОМЕНДАЦИЯ

Это простой пример, как важные дела нам экономят наши спешные дела. Как, решая важное, мы убираем спешное.

Шаг 2: Кластеризация дня и недели

Следующий шаг, который я применяю, — это кластеризация своего рабочего дня, либо даже кластеризация недели.

Что это значит? Я разбиваю свой день на кластеры:

Точно так же и в неделю. Например, сейчас я работаю в понедельник, вторник, среду. Потом я работаю в четверг, пятницу. Возможно, я могу в субботу немножко что-то доделать по каким-то либо семейным делам, либо рабочим делам — я уже выбираю. И воскресенье у нас всегда идёт день семьи (это не касается, когда идут поездки).

Таким образом я кластеризую неделю и разбиваю её на короткие промежутки — спринты, которые мне помогают организовать так, что:

Таким образом у меня кластеризуется день: я начинаю работать в определённое время, заканчиваю в определённое время, определённое время уделяю тому, что я провожу время с семьёй — мы ходим на прогулку, куда-нибудь ездим, ещё что-нибудь делаем. И также у меня есть время, где я могу посмотреть обучающие видео, которые мне интересны, чтобы расширять свой кругозор.

Идея кластеризации

Заранее заложить время под конкретную сферу и в этот промежуток не решать задачи из других сфер.

Шаг 3: Планирование с вечера

Далее, что я делаю, — это планирование с вечера.

Что это значит? Вечером, когда я заканчиваю работу, минут 10-15-20 я уделяю на задачи на следующий день: прохожу, смотрю, что было сделано, что не было сделано, по каким причинам, возможно, что-то нужно было убрать.

И таким образом на следующий день, когда я начинаю работать, у меня уже всегда есть список дел, которые нужно делать. Мне не нужно садиться и думать, что мне нужно выполнить.

И, конечно же, такие дела есть на неделю, такие дела есть на месяц — для того, чтобы не сбиваться со своего графика.

РЕКОМЕНДАЦИЯ

Планируйте с вечера — утром просто начинаете выполнять. Недельные и месячные ориентиры помогают не выпадать из стратегии.

Шаг 4: Минус одна задача

И четвёртый шаг, который делаю я, — это называется «минус одна задача».

Когда я составляю свой график либо список дел на завтра либо на неделю, я понимаю, что время не резиновое. Может так произойти, что мне нужно будет какой-то сфере жизни уделить больше времени. Например, мой ребёнок попросит больше моего внимания — я не хочу в этом его отказывать, и себе даже отказывать не хочу. Просто мне приятно проводить время со своим ребёнком, со своей семьёй, женой.

Вот, я понимаю, что иногда лучше сделать меньше, но качественнее.

Я стараюсь пометить те задачи, которые не обязательно сделать в этот день, но если у меня будет время — я их сделаю. Например, это может быть минус 1 либо 2 задачи.

Я просто ставлю это в самый последний конец списка, и просто-напросто стараюсь, если мне это не критично, я могу это не сделать. Ничего не произойдёт у меня фатального, и никто не умрёт из-за этого.

ВАЖНО

Это помогает оставлять «воздух», чтобы день не был расписан по минутам: фокус на важном, меньше спешного, больше времени для себя и семьи.

О спринтах: когда нужно поработать больше

Могу сказать, у меня бывают те моменты, когда я понимаю, что мне нужно больше поработать. Я ставлю в известность семью об этом, согласовываю со своей женой, что на этой неделе будет немножко по-другому.

И делаю для себя просто спринт, где я в таком маниакальном состоянии берусь за работу и могу работать по 10 часов в день. Но после такого спринта всё равно будет отдышка — я должен восполнить время и качественное проведение других сфер жизни.

ГЛАВНОЕ

Баланс не в «идеальной ровности», а в умении слышать себя. Тайм-менеджмент — про решение важных дел.

Итог: делайте как я

И поверьте: большинство спешных не будет появляться.

О стратегии: почему это важно

И тут, конечно же, я бы ещё хотел добавить, что очень важно работать со стратегией, потому что именно стратегия показывает нам, а что же нам реально всё-таки важно на сегодняшний день.

Возможно, мы можем делать то, что нам не важно, но стратегически это не приведёт нас к желаемым результатам.

Про стратегию будет отдельная статья, но я приведу просто короткий пример, чтобы вы понимали, что на это нельзя забивать.

Пример стратегии: монетизация YouTube

Простой пример. У меня знакомая хочет сейчас заняться заработком с монетизацией YouTube-каналов.

Кратко, что это такое: это когда ты выпускаешь ролики, аудитория их смотрит, а сама платформа YouTube в эти ролики вставляет рекламу и платит тебе за то, что твоя аудитория смотрит эту рекламу.

Стратегически она пока думает выйти на определённую сумму заработка и рассчитывает только на монетизацию YouTube. С одной стороны, вроде бы классно. Но с другой стороны, когда мы начали разбирать эту тему, оказалось, что когда ты делаешь такие YouTube-каналы, у тебя есть несколько форматов монетизации:

  1. Первая монетизация: YouTube может платить за то, что он вставляет рекламу в твои ролики, и аудитория, которая просмотрит твои ролики, по сути, потребляет эту рекламу.
  2. Вторая монетизация — скрытая и неявная: ты, делая такие ролики, в описании этого ролика можешь оставлять ссылки на реферальные системы. Эту механику очень многие используют — крипто-блогеры, когда делают обзор рынка и просто говорят: «Зарегистрируйтесь по моей реферальной ссылке на крипто-бирже и получите бонус». На самом деле ты получаешь бонус как физлицо, а человек, чья реферальная ссылка, получает вознаграждение потом от дальнейшей твоей торговли на криптобирже.
ВАЖНО

Соответственно, думаем заранее: кто ваша ЦА, под какие сервисы возможны реферальные ссылки — и итоговый доход может быть x10 от того, что заплатил бы YouTube.

Заключение

В целом мы с вами разобрали тайм-менеджмент, немножко затронули стратегию. Про стратегию будет ещё отдельная статья. У меня выписан большой список статей на будущее.

Поэтому читаем статьи, образовываемся, обсуждения в комментариях. Не скупитесь, пишите — я буду очень рад с вами пообщаться.

Всем хороших и продуктивных выходных и до следующей недели!